gdpria.eu
Verarbeitungsverträge, das Register, die Datenschutzerklärung und die Meldehilfe bei einer Datenpanne — in verständlicher Sprache mit den Gesetzesstellen dazu.
Die DSGVO gilt seit 2018 für praktisch jedes Unternehmen, auch für einen Freelancer mit einem Kundenbestand in einem Buchhaltungspaket. In der Praxis passiert meist nichts, bis jemand danach fragt: Ein großer Kunde möchte vor der Unterzeichnung einen Verarbeitungsvertrag sehen, eine Ausschreibung enthält einen Datenschutz-Fragebogen, oder es ist eine E-Mail an den falschen Empfänger gegangen und dann stellt sich plötzlich die Frage, wie viele Stunden noch bleiben.
gdpria wurde genau für diese Momente entwickelt. Kein Kurs und kein Beratungsprozess, sondern die Dokumente, die Sie in diesem Moment brauchen, ein Register, das Sie selbst führen, und einen Entscheidungsbaum, der bei einer Datenpanne berechnet, WAS Sie innerhalb welcher Frist tun müssen. Bei jeder Aussage steht die Gesetzesstelle, aus der sie stammt, damit Sie sie überprüfen und anderen zeigen können.
Was es tut
Der Verarbeitungsvertrag
Die Vereinbarung, die Ihr Kunde von Ihnen sehen möchte, aufgestellt auf das, was Sie tatsächlich tun — und die Erklärung, wer in dieser Beziehung der Auftragsverarbeiter ist und wer der Verantwortliche, denn hier liegt der Fehler beim Ausfüllen zuerst.
Das Verarbeitungsregister
Was Sie verarbeiten, warum, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange Sie es speichern. Dies ist das Dokument, das die Datenschutzbehörde zuerst anfordert, und das Einzige, mit dem Sie nachweisen können, dass Sie den Überblick haben.
Die Meldehilfe bei einer Datenpanne
Drei Uhren, die oft durcheinander laufen: 72 Stunden, um die Behörde ab dem Zeitpunkt zu benachrichtigen, an dem Sie es entdecken, die betroffenen Personen unverzüglich informieren, wenn das Risiko für sie hoch ist, und immer in Ihrem eigenen Register dokumentieren — auch wenn nichts gemeldet werden muss. Der Entscheidungsbaum hält sie auseinander.
Die Datenschutzerklärung
Der Text für Ihre Website, aufgebaut aus dem, was Sie tatsächlich verarbeiten, statt aus einer Vorlage mit Platzhaltern.
Die Wissensdatenbank
Neunzehn Themen mit den Artikelnummern dazu, von Speicherfristen bis zur KI am Arbeitsplatz. Was dort steht, wird automatisch gegen den offiziellen Text auf EUR-Lex überprüft, damit ein Verweis nicht unbemerkt auf den falschen Artikel zeigt.
Für wen
- Freelancer und kleine Unternehmen, die sich nie darum gekümmert haben und jetzt einen Kunden an der Leitung haben, der danach fragt
- Unternehmen, die gerade eine Datenpanne hatten und wissen möchten, ob sie gemeldet werden muss und innerhalb welcher Frist
- Unternehmer, die sich um einen Auftrag bewerben, bei dem ein Datenschutz-Fragebogen dabei ist
- Buchhalter und Webdesigner, die dies für mehrere Kunden einrichten möchten
Wo es gefunden wird
"Muss ich einen Verarbeitungsvertrag unterzeichnen", "Datenpanne innerhalb von 72 Stunden melden", "Verarbeitungsregister Beispiel Freelancer" — Fragen, die Menschen eingeben, wenn es brennt. Daneben eine programmgesteuerte Reihe pro Softwarepaket: welche Daten darin stehen, welchen Verarbeitungsvertrag der Anbieter anbietet und was Sie selbst noch regeln müssen. Nur auf Niederländisch: eine Sprache, die stimmt, ist mehr wert als elf, die dasselbe sagen.
Häufig gestellte Fragen
Ich bin Freelancer mit fünf Kunden. Gilt das wirklich auch für mich?
Ja, sobald Sie personenbezogene Daten verarbeiten — und ein Kundenbestand mit Namen und E-Mail-Adressen ist das bereits. Was sich unterscheidet, ist der Umfang: Mit weniger als 250 Beschäftigten gibt es eine Ausnahme von der Registerpflicht, aber diese entfällt, sobald Sie nicht gelegentlich verarbeiten oder besondere Kategorien von Daten nutzen, und letzteres ist bei den meisten Unternehmen der Fall. Die Wissensdatenbank erläutert, wo Sie stehen.
Eine E-Mail ist an die falsche Person gegangen. Muss ich das melden?
Das hängt davon ab, was darin stand und wer es erhalten hat. Der Entscheidungsbaum geht das mit Ihnen durch und hält die drei Fristen auseinander: Meldung bei der Behörde innerhalb von 72 Stunden nach Entdeckung, die betroffenen Personen informieren, wenn das Risiko für sie hoch ist, und immer in Ihrem eigenen Register dokumentieren. Die letzte gilt auch, wenn die Antwort auf die ersten beiden nein ist.
Ist dies ein Ersatz für einen Juristen?
Nein. Wir liefern die Dokumente und die Erklärung mit den Artikeln dazu; bei einem Streit, einer Untersuchung der Aufsichtsbehörde oder einer ungewöhnlichen Konstruktion sollte ein Jurist sich das ansehen. Was wir wegnehmen, ist der Teil, den jedes Unternehmen gleich tun muss und für den jetzt Tausende Euro berechnet werden.
Warum stehen überall Artikelnummern dabei?
Weil eine Behauptung ohne Fundstelle nicht überprüfbar ist, und Sie bei einem Kunden oder einer Aufsichtsbehörde zeigen müssen, worauf etwas basiert. Sie werden außerdem maschinell gegen den offiziellen Text überprüft, sodass ein verschobener Artikel auffällt, anstatt jahrelang bestehen zu bleiben.
Wie diese Plattform gebaut ist
Wie jede Plattform von Theos Group: auf einem gemeinsamen Fundament, in Eigenverantwortung, mit einem eigenen automatischen Administrator — hier GELOS — der die täglichen Runden dreht, Störungen meldet und den Tagesbericht schreibt. Was wir bei einem System lernen, steht die Woche darauf in allen anderen.